在有些国家的外交代表机关中，有时会出现由驻在国公民、派遣国的侨民或第三国公民充任外交人员或公务人员的情况。对此，《维也纳外交关系公约》也作出相应的规定，即：外交人员原则上应属派遣国国籍，委派属驻在国国籍的人任外交官须经驻在国的同意，且此项同意可随时予以撤消。对第三国公民充当外交官，驻在国可保留同样的权利。这些人如充任外交人员，只有在执行公务时才享有某些外交特权和豁免权。
外交代表机关内部机构的设置不尽相同，须视派遣国的条件和工作需要而定。一般设有办公室、政治处、行政处、领事部等。派驻有武官的外交代表机关还设有武官处，但须经双方协商同意方可设置。不少国家驻外使馆还设有商务参赞处、文化处等。我国在不少国家的使馆还设经济参赞处。
有的国家外交代表机关人员少，机构也小，不分设各机构，仅由少数外交人员兼管各方面的业务工作。
根据《维也纳外交关系公约》的规定，使馆如在本馆馆址以外另再设立作为使馆一部分的办公处所，需事先征得驻在国的同意。
三、外交代表机关的主要职能
外交代表机关的主要职能有：1.在接受国中代表派遣国；2.代表本国政府同接受国政府进行联系和办理各种交涉，商谈两国关心的国际问题和交涉两国关系上存在的问题等等；3.在国际法许可的范围内，保护本国及其侨民和企业在接受国中的利益；4.通过一切合法手段，即通过接受国公开的报刊、出版物、广播以及同接受国官方机关接触等途径了解和调查接受国的政治、经济、军事等各方面的情况和事态，w．uknshom 并向本国政府做出报告；5.促进本国和接受国之间的友好关系和发展两国间经济、文化和科学关系等。
此外，外交代表机关除执行外交职务外也可行使领事事务的职能。
四、外交代表机关职能的终止
外交代表机关职能的终止是多种原因造成的。有因两国断交的，例如，1981年西班牙驻危地马拉使馆被烧毁并造成十人死亡，西班牙政府决定同危地马拉断绝外交关系。有因驻在国内部局势动乱而引起的，例如，1979年乍得国内战乱，局势动荡，驻乍得的外国使馆被迫纷纷撤离。
终止外交代表机关的职能有时由一方提出，并限定对方撤馆时间，另一方为了报复，也可随即采取同样措施。
有时因派遣国由于财政困难等原因暂时终止馆务活动。但这种情况并不影响两国之间的外交关系。
外交代表机关职能终止后，派遣国可委托友好的第三国代理其在驻在国中的利益，并代办部分事务，如领事签证等。
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