在确定了天水难民事务已经按照既定计划顺利施行后，李无锋在八月底召集了自己麾下十余名最重要的军政幕僚召开了西疆都护府成立之前的最后一次小规模会议，政府方面除了萧唐、苏秦、莫伦三大署长外，还有詹姆斯、杨正彬、苏民舜、拉奥、王宗奚、王缭、何京七人，而军方则有凌天放、梁崇信、崔文秀、米丰、菲尔丁五人参加，而列席的还有安全部门负责人刁肃以及两大情报机构负责人古全和令狐翼，参加会议人共计十九人，除开李无锋本人外，皆为李无锋最为重要的心腹幕僚和将领。
即使是河朔突变的局势也没有能中断会议的进行，由此可见会议之重要性。其间，来自河朔的难民也已经在进行了常规检疫后开始陆续经陇东、庆阳进入北吕宋，或者经关西、天南进入缅地，中间间或有瘟疫病人发作，但由于一路皆有严密的监控和郎中大夫的跟随，瘟疫并未像担心的那样扩散，都被牢牢的压在了难民群内，这让无锋颇为满意。一直到后来河间事变结束，难民的压力才少有缓解，但由于许多难民是来自黑山和龙泉，虽然河间本地难民大量返回河间，但这两地仍然在卡曼人的控制之下，所以向缅地和北吕宋的迁移工作并未停止。
会议在关西郡首府汉中城内关西军政节度使府内召开，议题只有三个，政府体制改革、军务改革以及后期发展方向，会议一直持续了七天，一直到接到来自帝都的飞骑驿报以及河朔事变消息。驿报报称唐河帝国皇帝赐封李无锋为秦王，并正式批复同意原关西郡军政节度使府、西北郡军政节度使府、天南郡军政节度使府、北吕宋总督府、缅地总督府所辖五地及其附属地合并为唐河帝国西疆大都护府。
经过七天的激烈讨论，与会众人就几项议程都达成了初步一致意见，尤其是在政务体制和行政规划的划分上，众人都已经感觉到了由于管辖范围相较于原来的西北一郡已成扩大了数倍，现有的行政区域化分显得有些零乱和脱节，管理权限也不尽相同，所以都一致认为行政管理体制改革是当务之急。
会议中在得到了帝国关于同意组建西疆大都护府的批复后正式宣布了西疆大都护府的成立，全面改组无锋辖地行政区划。将西疆大都护府的管辖地分为关西郡（下辖八府，包括原关西六府并临时代管天水、河间二府，首府汉中）、西北郡（下辖八府，包括原西北六府并临时代管卢龙、安原二府，首府庆阳）、天南郡（下辖五府，首府南丰）、西域郡（下辖五府，原西域诸国改称府，首府楼兰）、北吕宋郡（下辖三府，除原维托、双堆二府外，中部以火山集为中心筑城建火山府，首府火山府）、缅郡（下设三府，缅北府、缅中府、缅南府，府城分别为缅北珀斯城、缅中腊波城、缅南穆加勒城，首府珀斯）、东腾格里郡（下辖四府，乌兰府，管辖原罗卑征东部部分属地；火花府，管辖原莫特人属地；大青山府，管辖原图布人属地；焉耆府，原求尔人属地；首府火花府）七郡。
西疆大都护府行政机构下设政务署、外务署、法务署、军务署（军务参谋联席会议）四大署和国家安全局、情报总局、军事情报局三个直属局，另设立一个民意机构咨议院。四大署分别执掌行政事务、外交事务、司法事务、军事事务，其中政务署下设各司分类别掌管各项行政事务，而法务署则直辖各府审理院和监察司，咨议院作为大都护府管辖区内一个了解民意的渠道而设立，分别从各地区和各阶层选出代表，负责沟通民意。
郡一级不再设郡守府或节度使府，而设立一个单一的总督府，每郡设总督一人，但总督府下不设具体行政机构，总督府仅有高级幕僚数人，负责协助总督处理日常事务。总督负责统领指导全郡行政事务工作，主要负责对府一级官员人事监督考察和管理，但不参与具体行政事务，具体行政事务一律由府一级行政机构操作。这样一来扩大了府一级政府的行政权力，取消了郡一级行政机构，提高了办事效率，而总督府的设立则保证了大都护府对各府日常行政事务的监督和指导，防止府一级地方政府政策导向偏离大都护府确定的方向。
相较于行政体制和区划改革引发的激烈争论，军务改制扩编相对来说要顺利得多。由于有了粮食保障和从印德安获取的大量资金作后盾，无论是军方将领还是政府要员对军队扩编一事的态度上都表现出了难得的一致，只是在扩编数量上有所差异而已。
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